BtoBセミナー運営のノウハウを、実体験ベースで解説

BtoBセミナー運営のノウハウ

本記事は、BtoB企業のセミナー運営担当の方向けに書いています。

私がセミナー運営の中で気づいた改善点などを共有いたします。

・「セミナー運営の際は、こんなことに注意した方が良い」

・「私は失敗したけれど、次回改善するとしたら〇〇する!」

こういったノウハウを紹介します。

BtoBセミナー当日運営のポイント

当日利用する資料の扱いについて冒頭で紹介すべし

セミナーでは、スクリーンに投影しているスライド資料の扱いについて、プレゼンテーションの冒頭で共有すべきです。

参加者の一部には、「資料は、後でもらうことはできるのか?」と疑問抱く方もいらっしゃいます。そのため、当日利用する資料については、例えば下記のような案内をしましょう。

・「本日の資料ですが、当セミナーのアンケートにご回答いただきましたら、資料をダウンロードできるようになっています。

「スライドは終了後に共有するので、今日はメモはあまり取らなくて良いです。私の話を集中して聞いていただければと思います」

こんな感じで、セミナー冒頭に参加者が疑問に思うことを解消してしまいましょう。他にも、セミナーに参加する方が疑問に思うことは潰しておくようにしましょう。

セミナー参加者が気にすることを潰すべし

セミナー参加者はどんなことを気にしているでしょうか。すぐに思いつくもので言えば、例えばこんなところです。

・WiFi情報

WiFiのSSIDとパスワードは、セミナー開催前にスライドに映したり、近くのホワイトボードに書いておいたり、あるいはアンケート資料などに記載したりしておきましょう。

・トイレの有無、位置

やはり気になりますよね。

・自動販売機の有無、位置

地味に結構聞かれる質問なので、セミナー運営者は事前に確認しておきましょう。

・喫煙所の有無、位置

長時間にわたるセミナーでは特に、喫煙所の需要はいまだに高いです。昔に比べれば、喫煙所の場所を聞かれる機会は少ないかもしれませんが、運営者は事前に確認しておきましょう。

・当日の資料が共有されるかどうか

こちらは結構、強く気にする人がいる印象です。当日、スクリーンに投影する資料をどうするかは事前に共有しましょう。ちなみに、アンケートに回答してくれた方限定で資料を共有するとアンケート回収率は上がります。

こういった基本的な情報は、セミナー開催15分前・5分前などに案内してしまいましょう。

後方座席に座る方への配慮をすべき

後方席に座っている方は、資料が見えない可能性が高いです。(前方の人の頭で見えない・文字が見えないなど原因はいろいろ)

資料が見えなくては、参加者の満足度は下がってしまいます。セミナーには購買や情報収集目的で来ているはずなので、参加者の体験が損なわれるのはよくありません。無印良品では、体験を重視した店舗設計にしたことで顧客体験がアップし、顧客が気分をよくして商品を以前より購入するようになった事例もあります。

BtoB商材系のセミナーでも、参加者の体験をもっと良いものにできないか?と心がけることが案外重要そうです。

「参加者の体験をよくするってどうやるの?」と疑問に感じるかもしれません。

例えば、当日の音響や照明、机に置かれた資料、受付対応、椅子の配置(隣の人と近すぎないか等)、アンケート、WiFi情報などなど…。細かいことを挙げればきりがありません。ちょっと注意をすれば改善できるところはありますよね。

例えば、ABMツールの「FORCAS」も、イベントの体験設計にありえないくらいこだわると聞きます。

下記の「体験設計にこだわる」という箇所ですね。

資料の字の大きさに注意すべき

後方席にいる人でも、しっかり文字が確認できる字の大きさになっているでしょうか。席の並び方や、投影スクリーンの大きさや数にも依存しますが、30〜40名以上参加するセミナーでは特に気をつけましょう。

スライドの字が小さくて見えない、こういった一見細かい点でもセミナー参加者の体験の質は落ちてしまいます。文字が見えなくては聞く気もなくなってしまいますよね。

一方的に喋るセミナーになっていないか?

プレゼンテーションがそんなに得意でない人でもできる技術です。

資料内に、アンケートやクイズを差し込みましょう。参加者はただ聞いているだけでは集中力が持ちません。10分程度のプレゼンなら良いでしょうが、それが30〜40分あるようなセミナーでは、余程コンテンツの質が濃くない限り、集中力が保ちません。聞いていないのでは、商談に繋がる可能性も低いですよね。

簡単な質問やアンケートで良いんです。イエス or ノーで答えられる質問にしましょう。

セミナーに使えるツール

アンケート作成・回収も楽々!フォーム作成ツール「formrun」

https://form.run/ja

無料で使えるフォーム作成・顧客管理ツールの「formrun(フォームラン)」も、セミナー運営時に役立ちます。アンケートと言えば、Googleフォームが有名ですが、正直Googleフォームって微妙ですよね…。個人情報は記入しないようにしましょうとフッター付近に書かれていますし。。。どこか不安です。

そのため、安全かつ、アンケート作成もサクサクできて、作成後の編集も簡単な「formrun(フォームラン)」はとてもおすすめです。さらにこのツールの便利な点は、アンケート回収後、「未対応」「対応済」などカンバン形式で顧客管理を行うことや、csvファイルで回収したアンケートを閲覧することなどもできます。

私も、イベント運営時のアンケートとして「formrun(フォームラン)」を活用しています。

これからセミナー用のアンケートを作成予定の方はぜひチェックしてみてください。

アンケートフォーム作成・回収・顧客管理に便利な「formrun」をチェック

プレゼンテーション共有ツール「Speaker Deck」

資料共有ですが、こんなツールを使っても良いかもしれません。プレゼンテーション共有ツールはSlideShareなど他にもありますが、Speaker Deckの方が気軽に利用ができるのでおすすめです。

スライド共有に便利な「Speaker Deck」をチェック

具体的なイメージ

以前、若手向けのイベントで「価格」をテーマにワークショップを行ったことがあります。その際に使用した資料をSpeaker Deckにアップロードしています。

本記事については、今後も更新予定です。

BtoBマーケターにおすすめのSaaSをチェックする