こんにちは。おすすめSaaS.com（当サイト）を運営する金森（@user_id_us）と申します。
コロナ禍以降、テレワークが浸透し、これまでの仕事のやり方が変わってきている中で、プロジェクト／業務の進捗管理などに課題を感じていらっしゃるのではないでしょうか。
結論、複雑な業務の進捗管理・プロジェクト管理に「Backlog」はおすすめできます。
本稿では、東京証券取引所グロース市場にも上場している株式会社ヌーラボが開発・提供する、プロジェクト管理ツール「Backlog」の利用感や、おすすめする理由、利用メリット、他社の活用事例なども含めて、1人の利用者の観点から紹介します。
あくまで、一意見として参考にしていただければ幸いです。
■ 前提：私自身の「Backlog」利用
・利用年数：1年程度
→利用歴も短いので「もっとBacklogには様々な使い方がある！」と思われる方もいるかもしれません
・立場：ビジネスサイド
・利用目的：Webエンジニア・デザイナーの方と、Webサイト関連業務をする上で利用
Backlogとは、170万人以上が利用するプロジェクト管理ツール／タスク管理ツール
そもそも、Backlogとはどのようなツールでしょうか。
タスク管理や Wiki など情報共有に関する豊富な機能や、直感的に操作が可能なインターフェースなどを特長としたプロジェクト管理ツール「Backlog」は、2005年にベータ版がリリースされて以降、多くのチームのコラボレーション促進のために導入・活用いただいています。現在、SaaS版 / インストール版の2つの形態で提供しています。
https://nulab.com/ja/press-release/pr-2004-backlog-soken/
何となくイメージが、わくでしょうか？
利用者目線でBacklogについて補足説明すると、
・ベースはあくまで、プロジェクト管理ツール
・プロジェクト管理に必要な便利なちょうど良い機能がある（ファイル共有、Wiki、コミュニケーション機能など）
というイメージです。
確かに、エクセルやGoogleスプレッドシート、SlackやGoogleドライブなどを使っても十分にプロジェクト管理は実現できます。
しかしながら、
「タスク漏れが発生して、プロジェクトが遅延してしまった…」
「メールやSlack、Teams、Chatworkでのタスク管理は煩雑になりがち…」
「スプレッドシートでの管理も悪くはないが、ちょっとだけ不便…」
こんな経験をした方もいらっしゃるのではないでしょうか。
Backlogを使えばより簡単に、タスク漏れを最小限に、プロジェクト進行をスムーズにさせることができます。いちいち、複数のツールを横断して利用する必要もないです。基本的にはBacklogのみでプロジェクト管理が完結します。
「なるほど、ちょっと早速Backlogを試してみたい！」と思った方は、ぜひ下記より詳細をチェックしてみてはいかがでしょうか。
では次に、Backlogが解決する課題について深堀りしてみていきましょう。
Backlogが解決する課題
Backlogが解決する課題は3点あります。
・メールやスプレッドシートのタスク管理に工数がかかっている
・使用中のプロジェクト管理ツールが複雑で定着しない
・最新のファイルがわからなかったり、情報共有に手間がかかる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
課題①メールやスプレッドシートのタスク管理に工数が取られている
Backlogなら…
・ガントチャートやカンバンボードなどの機能でプロジェクトの進捗が可視化
・親子課題の設定や担当者設定などプロジェクト管理が簡単
実際のツール画面を参照しながら、簡単にご紹介します。
カンバンボード
課題が記載されれたカードをドラッグ・アンド・ドロップで直感的に移動させることで、タスクの進捗が管理できます。類似ツールの「Trello」でも、この機能はあります。カンバンボードは進捗状況と残りタスクが可視化される、便利な機能です。
ガントチャート
プロジェクトの進捗が色分けで表示された、わかりやすいガントチャートも搭載しています。全体のスケジュール感を押さえたい時に便利です。Googleスプレッドシートを使ってガントチャートを作成することももちろんできますが、少々手間がかかりますよね。
課題②使用中のプロジェクト管理ツールが複雑で定着しない
Backlogなら…
・シンプルなUIでだれでも簡単にプロジェクト管理が可能
・絵文字機能やスター機能などコミュニケーション機能が充実
ツールを導入したものの定着しないのは、どこの企業でも起こり得るあるある課題です。プロジェクト管理ツールだけでなく、MAツールなどツールあるあるです。
ツール定着が失敗する要因のひとつに、「複雑すぎて使いづらい」ことが挙げられます。Backlogであれば、シンプルで非エンジニアにも使いやすい設計になっているため、この問題が起きづらいでしょう。
課題③最新のファイルがわからなかったり、情報共有に手間がかかる
Backlogなら…
・ストレージでプロジェクトが必要なファイルを簡単に共有
・Wiki機能で議事録や仕様書などの共有・編集が簡単
議事録はWordやGoogleドキュメントで・・・、ファイル管理はGoogleドライブで・・・といったように複数サービスで情報共有・ファイル共有を行うのは面倒ですよね。情報探索だけで、無駄な時間がかかってしまい本来やるべき業務が進まないこともあるあるです。Backlogであれば、情報共有・ファイル共有を一つのツール内で完結できるのが便利です。
Backlogのおすすめポイント
次に、前述内容と重なる箇所がありますが、より詳細に説明したいと思います。
Backlogで特におすすめのポイントを3点、紹介します。
ポイント①タスク管理、情報共有に特化
多くのプロジェクト管理ツールには様々な機能が搭載されています。その結果、使い方が煩雑であるケースも少なくありません。
Backlogは特にタスク管理、情報共有に特化しており余計な機能がない分、使いやすいことが他ツールとの違いです。
具体的な機能をご紹介します。
親子課題の設定
親課題に対して子課題を作成、設定することが可能です。
例えば、業務としてバナー広告を作成するタスクが発生したとします。まずそれを課題として登録します。ただし、課題の中でも、写真選択、コピー検討、編集など様々な業務がありますよね。Backlogであれば、そうした課題を分割することが出来ます。この際、便利なのが親子管理の設定です。親課題に紐づけて、子課題を設定することでまとめて管理することが可能になります。
バグ管理やバージョン管理などエンジニアに特化した機能も搭載
Backlogはエンジニアに特化したプロジェクト管理機能も搭載しています。
例えば、バグの発見日時や発見者、修正履歴などのバグ管理機能やソースコードレビューなどのバージョン管理機能などを搭載。
▽ ソースコードレビュー画面
ポイント②ストレージやWikiなどで議事録の共有やドキュメント共有が簡単
メールなど他サービスではファイル添付する形で情報共有を行うため、大容量ファイルのやりとりなどに手間がかかるる時があります。
しかし、Backlogはストレージでの情報共有が可能なため、大容量ファイルの展開も柔軟に可能です。
また、会議の議事録やマニュアル、仕様書などのドキュメントを簡単に公開したり、編集できるWiki機能も便利です。
Twitterユーザーの声
ポイント③絵文字機能など、非エンジニアにも馴染みやすいサービス設計
シンプルなサービス設計とビジュアルのため、非エンジニアや、ツールにあまり慣れていない方でも抵抗感なく、プロジェクト管理やタスク管理を実行できます。
使いやすさの点に関しては、170万人もユーザーがいる事実が、一番の保証材料になっているでしょう。
絵文字やスター機能など、チーム間コラボレーションを促進してくれる機能もあります。こうした、ちょっとしたポイントが、Backlogがユーザーに愛されている一つの要因なのでしょう。
直感的に操作がわかり、視覚的にも優しい画面設計
Twitterユーザーの声
Backlogと、他プロジェクト管理ツールの比較
「これって他のツールと何が違うの？プロジェクト管理ツールって、外資系ツールとか色々ありますよね！」と疑問に思われるかもしれません。
簡単に説明させていただくと、Backlogは国内生まれのサービスです。
さらに、ユーザーコミュニティが活発で、ユーザーが使い方やTipsをSNSで発信されています。そうしたコミュニティを通して顧客の声を聞き、かゆいところに手が届いたサービスになっている点が特徴的です。
より具体的に、Backlogと他のプロジェクト管理ツールとの比較表を用意しています。（こちらの記事を参考に、図表作成）
ちなみに、2022年7月現在、コンサルティング会社につとめる私は、こんな形でプロジェクト管理ツール・タスク管理ツールをつかっております。
・特定の顧客とのプロジェクト管理ツール：Backlog（顧客が利用している場合、それに合わせる形）
・社内用のプロジェクト管理ツール：notion
・プライベート用のタスク管理ツール：Todoist、Googleカレンダー（直接予定を埋め込む）
・メモ帳：notion
notionは当初「使い方、よく分からないなぁ」と思っていたのですが、業務で頻繁に使い、慣れ始めたら使い勝手が良いと感じます。notionについては、最初の利用ハードルが高いイメージがありますね。
Backlogの価格・料金
気になる料金ですが、Backlogの料金体系は、
・スタータープランは2400円〜
・30日間の無料お試しあり
という形式です。ストレージ数やプロジェクト、使用できる機能によってプランは柔軟に選べる4つのプランがあります。
いつでもプランが変更できるため、使用しながらプロジェクトの状況に応じて変更することも可能です。また、お試し利用として、1プロジェクトだけ利用できるフリープランもあります。
この機会に是非、無料で試してみてはいかがでしょうか。
Backlogの事例紹介
次に、Backlogの事例を3つ紹介します。
Backlog導入事例｜ソフトバンクロボティックス株式会社
ソフトバンクロボティクス社では、Backlogを使って、プロジェクト計画の調整や、パートナー企業からの問い合わせを管理しています。
◆ Backlog導入の背景
Backlog導入以前は、プロジェクト管理はメールやスプレッドシートを活用。
しかし、進捗管理のためのメールが多くなりすぎた結果、抜け漏れが発生。
情報共有が漏れてしまうなど、業務に支障を来たした。
さらに、大人数のプロジェクトや途中からメンバーが参加するようなプロジェクトでは、その課題が顕著であった。
◆ Backlog導入の決め手
Backlogではガントチャートなど案件を可視化するツールが豊富にある。
プロジェクトの進捗確認が容易にできるため、遅延タスクの現象やプロジェクトの課題感把握が可能に。
プロジェクトに途中参加する方も、プロジェクトの全体観や課題をすぐ追えるようになったり、課題の担当者が明確になったりした。
業務内で用いるツールを最小限にすることにより、全体のメール数も大幅に減らすことに成功。プロジェクト推進にかかる時間を削減できた。
Backlog導入事例｜ウェブリオ株式会社
ウェブリオ社では、webサイト制作とファイル共有にBacklogが利用されています。
◆ Backlog導入の背景
10年近く、「PukiWiki」を使用していたが、非エンジニアスタッフや新入社員への教育コストが膨大だった。
他のプロジェクト管理ツールも比較検討したが、他プロジェクト管理ツールでは課題担当者を指定する機能がなかった。
◆ Backlog導入の決め手
・シンプルな操作性のため、教育コストも低い点
・親しみやすいデザインで作られたガントチャートなど、機能が実用的な点
これら2つにより、非エンジニアスタッフや新入社員も抵抗なく使用できる。
加えて、以下2点も高評価
・大小かかわらず、担当者を指定できる点
→誰がどれくらい進めているのか、最新ステータスの進捗確認が可能に
・Backlog内でファイル共有が完結
→今までメールでファイル共有していた手間をカット。課題ごとにファイル整理も可能に
Backlog導入事例｜株式会社リザーブリンク
リザーブリンク社は自社サービスの開発から総務・人事のタスク管理まで、幅広い業務でBacklogを利用しています。
◆ Backlog導入の背景
そもそも、社内コミュニケーションツールがなかった。
プロジェクト管理ツールと情報共有は個人任せ社員により、利用ツール（メール、チャット）や業務フローがバラバラだった。
人事などバックオフィス業務においても、賃金や経費などルール変更がある度に、逐一メールで情報共有していた。
→情報共有漏れやタスク漏れ、業務工数の増大といった課題が発生
◆ Backlog導入後の成果
・コミュニケーションツールが一つに集約
→プロジェクトから経費精算までの情報共有ツールが一つに。
・スタッフ同士での積極的な情報共有
→気軽に使えるコミュニケーションツールでタスクの対応漏れも減った。
また、課題をルールブックのように活用しました。その結果、新入社員の入社や退職など人手不足になりがちな人事や総務などのバックオフィス業務に貢献。
Backlogの評判をTwitterから紹介
最後に、簡単にTwitterで見つけたBacklogの評判をいくつかピックアップさせていただきました。
まとめ
テレワークが浸透する中で、コミュニケーション共有の課題などが組織内で起きている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
私自身もリモートワーク中のためコミュニケーション面の問題は事実、抱えています。私だけではありません。
リモートワーク移行後の課題感について、BtoB企業の現場担当から役員層までヒアリングさせていただいていますが、コミュニケーションに課題があると多くの方がおっしゃっています。
「社内にいたので、軽く雑談で情報共有できたが、今はそれができない…。」
「リモートワークになり、余計に業務工数が増えた…。」
こんな課題感を抱えている方の中には、ツールで解決できる点もあるかもしれません。（もちろん、ツールで100%課題が解決できることはありません）
面倒なメール往復作業、複雑なファイル管理など、本来カットすべき業務に時間を取られているとお困りの方は、プロジェクト管理ツールを導入するのも、一つの打ち手ではないでしょうか。
とは言え、一度使ってみないと実際のところは分からないと思います。
まず無料でトライアルできるので、是非この機会にトライアルしてみてはいかがでしょうか。
